Guía · Inventario
Cómo hacer un inventario en Excel, paso a paso
No necesitas un sistema caro para controlar tu inventario. Con tres hojas bien pensadas y unas pocas fórmulas, Excel te dice cuánto tienes, cuánto vale y qué toca pedir. Así lo armamos los analistas de inventario.
Antes de empezar: decide qué quieres controlar
Un inventario en Excel funciona cuando responde preguntas concretas: ¿cuántas unidades hay de cada producto?, ¿cuánto vale el inventario?, ¿qué está por agotarse? Con eso claro, la estructura sale sola. El error típico es empezar con una sola hoja donde se escriben y se borran cantidades: a la semana nadie sabe por qué cambió un número.
La estructura: tres hojas
- Productos: una fila por artículo con código, descripción, unidad, ubicación, costo unitario y stock mínimo. Es tu catálogo y casi no cambia.
- Movimientos: cada entrada o salida en una fila: fecha, tipo (ENTRADA o SALIDA), código, cantidad y documento. Aquí nunca se borra nada: si hubo un error, se registra un ajuste.
- Existencias: no se escribe a mano; se calcula con fórmulas a partir de las otras dos hojas.
Las fórmulas que hacen el trabajo
En la hoja Existencias, con el código en la columna A:
- Entradas:
=SUMAR.SI.CONJUNTO(Movimientos!D:D; Movimientos!C:C; A2; Movimientos!B:B; "ENTRADA") - Salidas: la misma fórmula con
"SALIDA". - Existencia:
=Entradas − Salidas(más el saldo inicial si lo llevas aparte). - Valor:
=Existencia × BUSCARV(A2; Productos!A:F; 5; FALSO)para traer el costo desde la hoja Productos. - Alerta:
=SI(Existencia <= StockMínimo; "PEDIR"; "OK")con un formato condicional que pinte «PEDIR» en rojo.
En versiones de Excel que usan coma en vez de punto y coma como separador, cambia ; por ,. Si tienes Excel 365, BUSCARX sustituye con ventaja a BUSCARV.
Paso a paso para montarlo
- Carga el catálogo. Si tu sistema exporta la lista de productos o el reporte de existencias en PDF, conviértelo a Excel con Xcelll y pega códigos y descripciones en la hoja Productos en minutos, sin teclear.
- Formatea los códigos como texto antes de pegarlos, para que Excel no se coma los ceros a la izquierda ni convierta los códigos de barras en notación científica.
- Haz un conteo físico inicial y regístralo como movimiento de ENTRADA con fecha de apertura. Ese es tu punto de partida real.
- Usa listas desplegables (Datos → Validación de datos) para el tipo de movimiento y el código: evitan errores de tipeo que descuadran todo.
- Convierte las hojas en tablas (Ctrl + T) para que las fórmulas crezcan solas al añadir filas.
- Registra los movimientos el mismo día, con el número de documento, para poder rastrear cualquier diferencia.
Cuadrar con la realidad
Excel te dice cuánto debería haber. Para saber cuánto hay, toca contar. Lo práctico es el conteo cíclico: cada semana cuentas una parte (los productos de más valor, con más frecuencia) en vez de parar todo el almacén una vez al año. El formato de conteo físico calcula solo las diferencias y su valor.
Cuándo dar el siguiente paso
- Si necesitas el costo exacto de cada salida, lleva un kardex por producto con costo promedio ponderado.
- Si te quedas sin mercancía a menudo, calcula el stock mínimo y el punto de reorden.
- Si pierdes tiempo buscando productos, etiquétalos con códigos de barras.
- Si quieres verlo en gráficos, sube tu Excel a Excel a dashboard.
Errores que conviene evitar
- Sobrescribir cantidades en lugar de registrar movimientos: pierdes el historial y no puedes explicar las diferencias.
- Un mismo producto con dos códigos o descripciones distintas: duplica existencias y confunde el conteo.
- No guardar copias. Guarda una copia mensual del archivo (o úsalo en la nube con historial de versiones).