Guía · Inventario
Stock mínimo y punto de reorden: cómo calcularlos en Excel
Saber cuándo volver a pedir es lo que separa un inventario sano de uno con faltantes un mes y exceso al siguiente. Con tres datos que ya tienes y cuatro fórmulas, Excel lo calcula por ti.
Los conceptos, sin complicaciones
- Consumo diario promedio: cuántas unidades salen al día, en promedio.
- Tiempo de reposición (o lead time): los días que pasan desde que haces el pedido hasta que la mercancía está en tu almacén.
- Stock de seguridad: el colchón para los días en que vendes más de lo normal o el proveedor se retrasa.
- Punto de reorden: la cantidad a la que, cuando el stock baja hasta ahí, tienes que hacer el pedido. Es lo que muchas empresas llaman «stock mínimo».
Las fórmulas
Una forma práctica y muy usada de calcular el stock de seguridad tiene en cuenta el peor caso razonable de consumo y de retraso:
Stock de seguridad = (consumo diario máximo × tiempo de reposición máximo) − (consumo diario promedio × tiempo de reposición promedio)
Punto de reorden = consumo diario promedio × tiempo de reposición promedio + stock de seguridad
La idea es sencilla: durante los días que tarda el pedido sigues vendiendo, así que necesitas tener al menos lo que vas a vender en ese tiempo, más el colchón.
Un ejemplo resuelto
Un producto que en los últimos 30 días tuvo 360 unidades de salida, con un día pico de 20 unidades. El proveedor tarda normalmente 5 días, pero alguna vez ha tardado 8.
- Consumo diario promedio: 360 ÷ 30 = 12 unidades.
- Stock de seguridad: (20 × 8) − (12 × 5) = 160 − 60 = 100 unidades.
- Punto de reorden: 12 × 5 + 100 = 160 unidades.
Es decir: cuando el stock de ese producto baje de 160 unidades, toca pedir. Y ese stock de seguridad de 100 unidades te protege aunque coincidan un día de ventas récord y un retraso de tres días del proveedor.
Cómo llevarlo a Excel
Con una hoja de movimientos (como la de la plantilla de inventario) y una fila por producto:
- Consumo promedio:
=SUMAR.SI.CONJUNTO(Movimientos!E:E; Movimientos!B:B; A2; Movimientos!C:C; "SALIDA"; Movimientos!A:A; ">="&HOY()-30)/30suma las salidas de los últimos 30 días del producto de la fila y las divide entre 30. - Consumo máximo diario: lo más sencillo es una tabla dinámica de salidas por producto y por día, y tomar el valor máximo de cada producto con
MAX. - Tiempos de reposición: anótalos a mano por proveedor (promedio y máximo) a partir de tus últimas compras: fecha de pedido frente a fecha de recepción.
- Alerta:
=SI(StockActual<=PuntoReorden; "PEDIR"; "OK")y un formato condicional que pinte «PEDIR» en rojo.
¿Cuánto pedir?
El punto de reorden dice cuándo pedir, no cuánto. Una regla práctica es pedir lo que vas a consumir hasta el siguiente pedido: si pides cada 15 días y vendes 12 al día, unas 180 unidades, ajustando por el pedido mínimo del proveedor y el espacio que tengas.
Errores que conviene evitar
- Usar el mismo stock mínimo para todo. Un producto que sale 50 veces al día y otro que sale una vez al mes no pueden tener la misma regla.
- No recalcular. El consumo cambia con la temporada: revisa los cálculos al menos cada trimestre, y antes de las fechas fuertes de venta.
- Fiarse de un stock que no está contado. Si el stock del sistema no coincide con el real, el punto de reorden falla. Haz conteos cíclicos con el formato de conteo físico.
- Olvidar los productos de poco movimiento. Para artículos muy lentos o caros, a veces es mejor pedir bajo demanda que mantener stock de seguridad.