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Kardex de inventario en Excel: qué es, cómo llenarlo y plantilla gratis

Por Carlos Calderón, analista de inventario · Publicado el 5 de noviembre de 2026

El kardex es la ficha donde cada producto cuenta su historia: qué entró, qué salió, cuánto queda y cuánto vale. Llevarlo bien es la diferencia entre saber el costo real de tu inventario y adivinarlo.

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Qué es un kardex

Un kardex (o tarjeta de control de existencias) es un registro, uno por producto, donde se anota en orden cronológico cada movimiento: compras, despachos, devoluciones y ajustes. Después de cada movimiento se calcula el saldo en unidades y en dinero. Así puedes responder en cualquier momento a dos preguntas: ¿cuántas unidades debería haber? y ¿cuánto vale lo que hay?

Las columnas de un kardex

• Fecha, documento y detalle: cuándo pasó, con qué factura o nota de entrega, y qué fue (compra, despacho a tienda, devolución).
• Entradas: cantidad, costo unitario y total. Aquí van las compras y las devoluciones de clientes.
• Salidas: cantidad, costo unitario y total. Despachos, ventas, mermas.
• Saldo: unidades que quedan, costo promedio y valor total del inventario de ese producto.

El método promedio ponderado, explicado fácil

Cuando compras el mismo producto a precios distintos, ¿a qué costo salen las unidades que despachas? El método promedio ponderado, el más usado en Latinoamérica, responde así: después de cada entrada se recalcula un costo promedio del saldo, y todas las salidas se valoran a ese promedio.

Costo promedio = valor total del saldo ÷ unidades del saldo

Un ejemplo resuelto

1. Saldo inicial: 40 unidades a 140,00 → valor 5.600,00. Costo promedio: 140,00.
2. Compra: 60 unidades a 150,00 = 9.000,00. Saldo: 100 unidades por 14.600,00 → nuevo costo promedio 146,00.
3. Despacho: salen 35 unidades al promedio (146,00) = 5.110,00. Quedan 65 unidades por 9.490,00.
4. Despacho: salen 25 unidades a 146,00 = 3.650,00. Quedan 40 unidades por 5.840,00.
5. Compra: 50 unidades a 156,00 = 7.800,00. Saldo: 90 unidades por 13.640,00 → costo promedio 151,56.
6. Devolución de cliente: entran 2 unidades al costo promedio vigente. Saldo final: 92 unidades por 13.943,11.

Fíjate en algo importante: las salidas no cambian el costo promedio, solo las entradas lo mueven. Es justo el ejemplo que viene cargado en la plantilla, para que veas cada fórmula funcionando antes de borrarlo y poner tus datos.

Cómo usar la plantilla

1. Escribe arriba el producto, el código, la unidad y la ubicación. Un kardex por producto: duplica la hoja para cada artículo.
2. En la primera fila pon el saldo inicial como una entrada (cantidad y costo del conteo de apertura).
3. Cada compra o devolución va en Entradas; cada despacho o venta, solo la cantidad en Salidas.
4. Las columnas verdes se calculan solas: costo de salida, saldo, costo promedio y valor. Arriba ves siempre la existencia actual, el costo promedio y el valor del inventario.
5. Si el saldo de unidades se pone en rojo, salió más de lo que había: falta registrar una entrada o hay un error.

Promedio ponderado o PEPS

El otro método común es PEPS (primero en entrar, primero en salir): las salidas se valoran al costo de los lotes más antiguos. Es útil con productos que vencen, pero es más laborioso de llevar. Si tu empresa ya usa un método en su sistema contable, usa el mismo en el kardex: lo importante es ser consistente y que el valor cuadre con contabilidad.

Si tu sistema ya genera el kardex en PDF

Muchos sistemas de inventario exportan el kardex o el reporte de movimientos solo en PDF. No hace falta copiarlo a mano: con Xcelll conviertes el PDF a Excel y te quedan fechas, cantidades y costos en columnas, listos para filtrar, sumar o comparar con tu conteo físico.

Errores que conviene evitar

• Mezclar productos en un mismo kardex. Cada código lleva su propia ficha; si no, el costo promedio no significa nada.
• Registrar las salidas al precio de venta. En el kardex las salidas van al costo, nunca al precio al que vendiste.
• Dejar movimientos para «después». Un despacho sin registrar desordena todos los saldos siguientes. Regístralo el mismo día.
• No cruzarlo con la realidad. El kardex dice cuánto debería haber; el conteo físico dice cuánto hay. Compáralos al menos una vez al mes en los productos más importantes.